新客户询盘回复沟通

新手外贸怎么做第九步:新客户询盘沟通技巧

刚进入外贸行业的新人收到海外客户询盘时候,对于个人行业外语水平的能力缺乏自信,不知道如何回复,可能有些不知所措,又或者被客户的种种问题问的晕头转向,一下子进入懵逼状态,但是千万不要着急,加强个人外语水平的同时,熟知以下一些外贸新客户询盘沟通技巧,投其所好,才能知己知彼,胸有成竹的去跟踪好每一位客户。

新客户询盘回复沟通

一:及时跟踪

新客户询盘最为理想的回复时间大概在收到邮件的3-10分钟内,如果能在第一时间给予回复且持续跟进,满足新客户的采购需求,成功的几率则较大。反之,跟踪不够及时,新客户可能还找了其他供应商给其报价、洽谈等,那么如果其他的供应商回复时间相对比你及时,那么你很大几率将被客户淘汰。

二:新客户类型分析

1.目的明确型

这类新客户通过你的B2B外贸网站发布的产品了解了一些基本参数等,然后具体咨询了一些细节问题,比如产品可定制颜色、款式、包装、交货期及需求量等,那就很明显的可以看出此类客户质量较高,需立即跟进的。

2.潜在需求型

(1)想更换供应商,一般情况下每一个买家都有几个不同的供应商来避免一些产能不足或质量的问题,所以他们一般都会在一段时间内调整或淘汰某一个低质供应商,又或者与先前的供应商合作过程中产生不愉快,想更换一个,那么就需要你长期持续更进来寻找机会了。

(2)货比三家,有些客户本来可能在别的渠道进口商品,但是当看到你的商品与他们的商品非常类似或者听说你们的商品物美价廉,那就需要让你们报价比拼了,别怕客人比较价格,有些时间服务专业度上去之后,客户并非只看中价格,这就是为什么外贸公司能生存下来的原因。

(3)有些经销商产品做的很杂,看到什么产品赚钱就做什么产品,因此发询盘收集一些想要的产品。又或者有些客户暂时手头没单,但预先了解一下市场情况,以备不时之需。

3.无明确目的类型

有些国外刚开始从事进出口业务的公司对于所需产品还在一个很笼统的概念,他们在实际开展进出口业务前肯定也会做一些产品调查,核算成本等,这个时候可能就会发送询盘咨询,对于这种客户,嘉兴0573IN只想说:急不来的!

4.垃圾询盘

收到垃圾询盘,那就直接拉到垃圾箱即可,不要花心思浪费在这个上面,当然需要简单的分辨什么样的是垃圾询盘。比如:骗样品的、骗办理邀请函及一些钓鱼询盘。

三:买家一般身份分析

1.零售商-Retailer

一般订单较小,但下单频率快,要货急 ,主要关注价格、交货期,当然质量也是需要的。他们一般也不太会关注卖家实力多大,公司研发能力等,觉得你还专业,沟通畅通,靠谱,下单一般很快。目前在网上大多数是这类客户。

2.贸易商-Trader

对价格较敏感,很多在中国某城市有采购办事处,对中国市场相当熟悉,因此他们会找很多供应商,从中挑选有竞争力的卖家,所以有时虽聊了很久,但可能最终没有选择你,也许是你沟通问题,也许是你价格问题,还有可能把你列入了潜在供应商列,他们手上一般都有订单,一般会在沟通半个月到一个月
时间,会有订单。

3.贴牌OEM进口商

对质量要求是较高的,因为你帮他们生产,然后贴他们的牌子在当地销售,当然对质量是严的 ,一般量大,订单较稳,主要关心你公司的 R&D 能力,工厂规模、质量标准、产品认证、售后服务等。

4.连锁超市(supermarket)

类似于沃尔玛、家乐福等连锁超市 ,一般量大,周期较长,而且不会在网上给你下单 ,网上只是先期联系的环节,还要经过筛选环节,面谈考察环节,最后才可能下单。此类目标客户对于我们SOHO是非常有难度的,是否要打持久战,因人而异吧!

四:询盘具体内容分析

1.询盘的内容

收到一封询盘时,判断客户有没有实单、订单大小,需求缓急,可以通过询盘的内容或一两次的沟通看出来的。

2.客户的联系方式:

(1)公司名称:如果想进一步确定某公司,可以在网上查一下,一般都会有结果的,如果网上查不到,说明该公司可能刚起步,也可能不太注重电子商务。

(2)联系电话:如果电话、传真都是一个号,可反映公司小,一般大点公司,传真与电话是会不一样的。

(3)办公地址:公司地址写的清清楚楚,包括几栋几号,可看出这一家正规公司试着通过 google 地图查一下,可看出公司大小。

(4)网站信息:一般来说,正规公司会用企业邮箱,除非他不想让你知道,你可以通过企业邮箱或网址去了解客户 ,这是一个很好的方法,可初步判断出公司实力、产品范围、销售渠道等。

3.询盘IP地址

使用腾讯免费企业邮箱接收到的询盘,都可以看到每一个询盘的IP地址,可以把这个IP地址直接放到百度搜索来判断这个客户的国家(因为一般情况下客户发送询盘时候不会留下国家这个信息),当然有些可能是用的代理IP。

五:重要询盘及垃圾询盘的区别处理

1.垃圾询盘处理

对于我们外贸的新手,可以借此练练英文写作水平,但不要抱什么希望。

2.无明确目标类型的询盘

可以建立一个回复的模板,发送时稍稍改动一下称呼,就可以发出去了,根本不占用你的时间。 当然这类客户还是抱一点希望的,因为我们还不能完全清楚他们的意图 ,可能有些客户他自已也是刚做采购这块,不太懂得如何去写邮件和交流,所以写出来很随意。

3.潜在需求询盘

多引导式提问与沟通,了解客户信息,可以要他们的What’sapp、 MSN、skype 号等。在沟通过程中,要体现专业与耐心 ,他们也许两三个月内有订单,有可能半年后才有订单,作好打持久战的准备。 还需要打下人情牌,定期关怀: 可以建立一个跟踪档案,把那些没有成交的客户信息收集一下,每隔一段时间给他们发一些促销邮件,告诉他 们现在的产品的价格,有没什么特价。一方面会给人留下深刻印象,另一方面用利益来驱动客户。 利用假节时,发一些祝福贺卡与祝福的话,以”情”来打动你的客户,人心都是肉长的,你对客户真诚,客户是可以感觉到的,而且老外更会对你”投之以桃,报之以李”.

4.目标明确型询盘

(1)第一时间回复,但并不是马上回复,可根据国家时差不同,分时间来处理。最好是 24 小时内回复客户。例如你早上打开邮箱,收到一个法国的询盘,你完全可以在下午 14:00 钟去回复客户。

(2)针对客户提出的问题,要作出准确的回答,给人效率与专业的感觉!

(3)在回复时要体现出公司的实力与诚意,让客户感觉与这家公司合作可靠与踏实。提高询盘的回复率 ,回复客户的邮件在第一封是非常关键的,好比给人的第一印象一样,有时就是”衣貌取人”,很多买家就是 根据你的第一次回复邮件来筛选回复的对象,因此对我们来说,很重要。

六:询盘回复需要注意的细节

1.回复的专业度:

你在回复邮件时,是否真正了解自己的产品,对客人提到的关于产品参数、功能、认证、方案等是否有 一个清晰的了解,如果一个业务员对产品都不熟,如何才能让客人相信你呢,谁也不愿意把自己身体交 给一个实习医生去治,客户也是同样的心理。

2.制造”亮点”

如果在回复邮件中没有什么突出的亮点,那如何在众多的邮件堆中给客人印下深刻印象呢,与众不同的以东西才能给别人留下深刻印象。,大致可以从这样几个方面:

(1)公司介绍:在介绍公司时,可以把公司规模、参展情况、知名客户、研发能力、认证情况”亮”出来 , 这些都是可以让客人对你加分的方面。

(2)专业报价:根据以前分析的,不同国家、不同身份客户对价格敏感度不同,因此报价时要具体情况 具体对待,根据订单量、交货时间、季节不同、贸易术语给出个性化的报价,当然也要留有余地的报价。

(3)清晰图片:如果客户要图片,一定要比较清晰的图片,而且多几个不同方位的,”一张好的图片就是 一个无声的销售员”,但要注意图片容量大小,方便客户浏览与接收。 D、设置签名档:把你公司的地址、电话、MSN、网站、邮箱、公司 logo 做一个签名档 ,高度体现专 业。这是很多业务员忽视的一个地方,单凭这一点,就可以给客户留下与众不同的印象。

(4)注意礼貌性用语,多了解目标客户国家的习俗。

(5)格式规范:很多人忽视了一封邮件中的字体大小、格式排列等,这好比一个人穿衣,不注意整体形 象,随意搭配,会给人不好的印象,同样一封邮件不考虑浏览者的感受,客人会反感的。

(6)主题明确:如果不注意回复邮件时的标题 ,会导致客户以为是垃圾邮件。可用:公司名+ for 产品、名称等。

(7)4C 的原则:Customer(顾客)、Cost(成本)、Convenience(便利)和 Communication(沟通)。

(8)语气礼貌:学会用一些祈使句来表达委婉,另外在称呼上也要注意,毕竟有些客户是很在意的。对于有些满足不了客户需求的,不要一口气回绝,也不要避而不谈。而应该婉约表达你的意思,或是给客户一个不能满足的解释。

七:与客户长期沟通中的注意事项

1.自己多做功课,少让客户做功课。 多为客户着想”急客户所急,想客户所想”,客户才会相信你,依赖你,才会持久与你合作,因为外国劳动 力成本高,客人有时很忙,或有些客户喜欢边做生意边享受生活,如果你帮他解决很多不必要的麻烦, 他会觉得你很靠谱。

2.客户邮件,是很好的免费老师 你完全可以从客户邮件中来判断出客户是新手,还是老手,性格等方面,所谓”文如其人”嘛,然后”因材 施教”给客户一些回复,让他觉得和你交流起来”臭味相投”.

3.学会换位思考: 我们说分析是为了更好的沟通,当你知道客户的身份、目的等,学会站在客户的角度来看待,这样与客 户沟通起来才会畅通。我们有时不太理解客户,暗自骂他们要求过份,太严,那只是因为你不了解客户, 不会换位思考。

总结一句话:能完美解决客户需求的所有问题,不成功都难!

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